Åpenhet og innsyn

Flekkefjord kommune gir innsyn i offentlig journal via Public Journal fra Tieto Every. Det gis innsyn i journalføringer og dokumenter, med mindre det er hjemmel for å gjøre unntak fra innsyn eller unntak fra publisering. Alle inngående og utgående dokument som er ført i Public360 vil komme på postlisten, men unntak av arkivdelene for elevmapper, barnehagemapper og personal. 

• Kommunens postlister finner du her.

Administrative enheter som ikke er omfattet av sak-/arkivsystemet og som fører manuell journal, skal følge reglene i arkivforskriften § 2-7, andre ledd.

Kommunale arkiv er åpne for innsyn etter offentlighetsloven. Innsynsretten gjelder ubegrenset bakover i tid og gjelder både dagligarkiv, bortsettingsarkiv og arkiver avlevert eller deponert i depot. Retten til innsyn gjelder saksdokument for organet, journaler og lignende register. I tillegg gjelder forvaltningslovens regler om innsyn for forskere og for partsinnsyn, dvs. at en part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken.

Innsynsretten etter offentlighetsloven gjelder ikke for opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven eller annet lovverk. Taushetsplikten gjelder for "noens personlige forhold", tekniske innretninger og framgangsmåter og drift- og forretningsforhold som kan ha konkurransemessige konsekvenser. Taushetsplikten gjelder som hovedregel i 60 år, med unntak av bl.a. barnevernsaker og adopsjonssaker som er taushetsbelagt i 100 år.

Innsynsretten gjelder også for interne dokumenter fra eller til en enhet på et område der enheten har selvstendig råderett. Andre interne dokumenter kan unntas fra innsyn (dvs. dokumenter som et organ, et underordnet organ eller særskilte sakkyndige har utarbeidet som en del av intern saksforberedelse), opplysninger som kan få følger for rikets sikkerhet, og opplysninger det er utilrådelig at en person får kjennskap til, av hensyn til egen helse og forholdet til personer som står vedkommende nær (slike opplysninger kan likevel gjøres kjent for fullmektig for den det gjelder).

Et vilkår for å få innsyn i arkivene er at kravet om innsyn må gjelde et saksdokument for organet. Når det ikke finnes detaljerte registre over arkivmaterialet, skal arkivleder undersøke om det inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt før brukeren får tilgang. Det kan gjøres unntak innsyn i dokument og journaler som er i så dårlig stand at de ikke tåler håndtering eller kopiering, eller arkivordningen gjør det urimelig arbeidskrevende å finne materialet eller å sikre at opplysninger underlagt taushetsplikt ikke blir leveret ut, jmf. forskrift til offentlighetsloven. Uordnede arkiver må likevel aldri bli mer enn en midlertidig begrunnelse for manglende innsynsrett, jf. arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." For rutiner se Ansvar og produksjon av offentlig journal.

Enhver part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. En part kan også la seg representere av en advokat eller fullmektig (forvaltningslovens § 12). Når en person søker om innsyn på vegne av en annen, skal innsynsanmodningen følges av en skriftlig fullmakt.

Arkivmateriale som det er gitt innsyn i, må benyttes på den plassen arkivbrukeren er blitt anvist. Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale ut av rådhuset. Før en får tilgang til materialet, skal arkivbrukeren skrive under en erklæring om at han/hun er kjent med gjeldende regler for bruk av arkivmaterialet.

Forskningsmessig inn etter forvaltningsloven
Forskere - dvs. personer med vitenskapelig stilling innenfor relevant fagområde, eller en person under veiledning av en med en slik stilling - kan få tilgang til materiale underlagt taushetsplikt etter vedtak av gjeldende fagdepartement. Den som ønsker innsyn må selv søke kommunen eller depotinstitusjonen om innsyn. Søknaden om innsyn skal være skriftlig og skal inneholde:

• informasjon om hvilke arkiver og hva slags opplysninger en vil ha innsyn i
• opplysninger om formålet med innsynet
• oversikt over forskningsmessig kompetanse samt tilknytning til forskningsinstitusjon eller etat
• bekreftelse fra forskningsinstitusjon eller etat

Arkivmateriale som det er gitt innsyn i, må benyttes på den plassen arkivbrukeren er blitt anvist. Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale ut av rådhuset. Før en får tilgang til materialet, skal arkivbrukeren skrive under en erklæring om at han/hun er kjent med gjeldende regler for bruk av arkivmaterialet.

Vi forutsetter at arkivbrukeren behandler innholdet i dokumentene etter gjeldende regler for taushetsbelagte opplysninger, og kravene i Personopplysningsloven, samt at kopiene blir makulert når det ikke lenger er bruk for dem.

En registrert person har med visse unntak (jf. Personoppl. § 23) rett til å få innsyn i hvilke opplysninger som behandles om seg selv. Dersom en tidligere klient eller elev ønsker partsinnsyn i personregistre som er avlevert til Arkivsenter Sør, skal denne henvises til behandlingsansvarlig i den avleverende institusjon. Eventuelle avslag om innsyn blir primært et forhold som må avklares mellom vedkommende person, behandlingsansvarlig ved arkivskapende organ og Datatilsynet. Hvis personen innvilges innsyn, skal avleverende organ gi IKAVA tilstrekkelig opplysninger om den registrerte til at en rask gjenfinning av personmappen sikres.