Etiske retningslinjer

Etisk kvalitet i både myndighetsutøvelse og tjenesteyting er en forutsetning for at innbyggerne skal ha tillit til kommunens tjenester, folkevalgte og ansatte. Flekkefjord kommunes virksomhet skal derfor preges av høy etisk standard.  Kommunen skal ivareta ulike roller. Som forvalter av samfunnets fellesmidler, tjenesteutøver, myndighetsutøver, ombudsmann, eier, samt arbeidsgiver, stilles det høye krav til den enkeltes etiske holdninger både som folkevalgt og som ansatt. 

Målet med retningslinjene er å fremme bevisstheten omkring etikk, styrke kommunens omdømme, og bidra til å klargjøre hva som er akseptabel praksis. Alle politikere og ansatte i Flekkefjord kommune har ansvar for å sette seg inn i retningslinjene.

Etikk innebærer en systematisk analyse av hva som er rett og galt. De etiske retningslinjene beskriver verdier, prinsipper og retningslinjer for god etisk praksis. Til grunn for Flekkefjord kommunes etiske handlingsrom ligger kommunens vedtatte verdier: 

• Redelig 
• Engasjert 
• Nyskapende 

Hva gjelder kritikkverdige forhold i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser, vises det til egne vedtatte rutiner for varsling av kritikkverdige forhold. 

Både folkevalgte og ansatte i Flekkefjord kommune har et ansvar for å tydeliggjøre og skape aksept for etisk forsvarlig atferd og legge til rette for en god praktisering av dette. Folkevalgte har et selvstendig ansvar for å søke råd og veiledning i egen partigruppe eller hos ordfører, mens ansatte søker råd hos nærmeste leder, dersom man er usikker på hva som er en forsvarlig praktisering av kommunens etiske retningslinjer. Alle har et selvstendig ansvar for å ta opp forhold som ikke er i samsvar med kommunens retningslinjer. Det er et lederansvar å legge til rette for etisk refleksjon blant de ansatte. 

Selv om kravene til høy etisk bevissthet gjelder alle folkevalgte, har folkevalgte som innehar lederverv et spesielt ansvar. Alle som er ledere og nestledere i folkevalgte organer, gruppeledere og de som innehar ordfører- og varaordførervervet, må være bevisst sine handlinger som kan svekke sin egen og folkevalgtes omdømme og tillit.

I Flekkefjord kommune behandler vi tjenestebrukere, ansatte, kollegaer og andre vi kommer i kontakt med, med åpenhet og respekt. Vi skal være lyttende og tydelige samt bidra til gode løsninger. Vi skal opptre på en måte som ikke krenker menneskeverdet og ta avstand fra enhver uetisk praksis. 

Folkevalgte og ansatte plikter å overholde de lover, forskrifter og retningslinjer som gjelder for kommunens virksomhet. Vi skal legge vekt på likebehandling uavhengig av kjønn, legning, etnisitet, religion, livssyn, politisk standpunkt, alder og funksjonsnivå. 

Kommuneloven og Forvaltningsloven gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle folkevalgte og ansatte. Habilitetsreglene skal sikre at de som tar beslutninger og de som tilrettelegger for beslutninger er upartiske og at de ikke kommer i konflikt med kommunens interesser eller innlater seg i forhold som kan virke uheldig på deres handlefrihet og dømmekraft.

Situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser skal unngås, likeså situasjoner som kan svekke tilliten til ens upartiskhet. Det forutsettes at en gjør seg kjent med regelverket. 

Dersom en er usikker på om personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal dette tas opp med overordnede/ordfører. 

Som grunnlag for vurdering av mulig inhabilitet (jf. forvaltningslovens § 6. 2. ledd), vises også til Kommunal- og regionaldepartementets veileder om «Habilitet i kommuner og fylkeskommuner».

Det vises for øvrig til gjeldende arbeidsreglement for Flekkefjord kommune. 

For å sikre allmennhetens innsyn og øke innbyggernes trygghet for uhildete beslutninger, skal folkevalgte, rådmann og kommunalsjefer i Flekkefjord kommune registrere sine verv og økonomiske interesser i KS styrevervs register. 

Folkevalgte og ansatte kan ikke motta gaver som kan påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Unntatt er gaver av mindre materiell verdi, som for eksempel blomsterbukett, konfekteske og lignende. Med gaver menes ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, for eksempel personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. En kan heller ikke motta testamentariske gaver i egenskap av å være arbeidstaker eller folkevalgt.

Reiser, opphold og representasjon i faglig sammenheng skal kun dekkes av kommunen   eller annen relevant instans. Unntak fra dette kan bare skje etter godkjenning av ordfører hva gjelder politiker og rådmann når det gjelder ansatte.

Gjestfrihet og representasjon kan høre med i et samarbeidsforhold og ved informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet fra eksterne forbindelser må ikke utvikles slik at det kan svekke tilliten til den folkevalgtes eller den ansattes upartiskhet.  

I alle typer kontakt eller nettverksbygging må en være bevisst på grensen til «kameraderi», «smøring» og korrupsjon. For veiledning omkring temaet vises det til håndboken «Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon» som er utarbeidet av Transparency International Norge i samarbeid med KS. 

Offentlighet og åpenhet er en forutsetning for et velfungerende demokrati. 

Politiske beslutningsprosesser i Flekkefjord kommune skal være preget av åpenhet, meroffentlighet og innsyn så langt personvernet gjør det mulig. Kommunens hjemmeside skal bidra til å gi innbyggerne og andre interesserte innsyn i politiske og administrative prosesser og i regelverket som regulerer disse. Informasjon skal gis på en korrekt, fullstendig og pålitelig måte og med et klart språk. Det skal legges til rette for innspill og dialog med kommunens innbyggere.

Personer med partsinteresser og allmennheten skal gis gode muligheter for å gjøre seg kjent med kommunens virksomhet.

Ansatte i Flekkefjord kommune har rett til å uttale seg til media, innenfor ytringsfrihetens grenser, og innenfor de grensene som følger av den lovbestemte taushetsplikten. Den enkelte ansatte skal da gjøre oppmerksom på at det dreier seg om en personlig ytring, og ikke ytringer eller uttalelser på vegne av kommunen.

Enhver ansatt i Flekkefjord kommune skal lojalt gjennomføre kommunale vedtak, men må også når vedtak er fattet, kunne påtale kritikkverdige forhold eller utilsiktede virkninger.

Det er et mål for Flekkefjord kommune at kritikkverdige forhold skal avdekkes og følges opp. Folkevalgte som opplever eller oppdager kritikkverdige eller uetiske forhold som feil og mangler som kan medføre fare for liv eller helse, trakassering, diskriminering, skader eller sykdom, plikter å rapportere dette. 

Gode mellommenneskelige forhold preges av ryddig kommunikasjon, åpenhet, respekt og toleranse. Folkevalgte må være seg bevisst sin rolle og sitt kollektive ansvar som arbeidsgiver. 

Det forutsettes derfor at de folkevalgte kommuniserer med respekt overfor ansatte, overfor hverandre og på tvers av partigrensene. Det samme gjelder for ansatte i forhold til de folkevalgte. I omtale av andre personer skal man unngå nedsettende personkarakteristikker. Enhver form for mobbing og trakassering er uakseptabel. Når folkevalgte i møter finner det nødvendig å ta opp forhold som gjelder kommunens administrasjon, skal dette skje via rådmannen.

De folkevalgte har et selvstendig ansvar for å omtale kommunen på en redelig måte. Dette innebærer at det er vesentlig at saker som tas opp i offentlige organer, baserer seg på faktiske forhold. Alle ansatte har et ansvar for å fremme et godt og inkluderende arbeidsmiljø.

Forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder både for folkevalgte og ansatte. Folkevalgte og ansatte som deltar i behandlingen av taushetsbelagte saker etter forvaltningslovens § 13, er bundet av taushetsplikten slik den er definert i samme lov eller andre lover, samt i forskrifter hjemlet i lov. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må ikke utleveres til andre og ikke brukes til personlig vinning. De kan heller ikke formidles via media. 

Taushetsplikten gjelder også når man ikke lenger er folkevalgt eller ansatt. 

Både ansatte og politikere skal skrive under på en erklæring om taushetsplikt.

Kommunens etiske retningslinjer gjelder også i forhold til kommunikasjon i sosiale medier. De sosiale mediene utfordrer den enkelte ekstra på å være seg bevisst egen kommunikasjon. 

Det er viktig å ivareta profesjonalitet i kommunikasjon. Dette innebærer at den enkelte: 

• Bare deler informasjon som er troverdig og kan etterprøves 
• Ivaretar taushetsplikten 

Spesielt stilles det ekstra krav til bevissthet i situasjoner som involverer mer sårbare grupper og eller enkeltpersoner som mottar tjenester fra kommunen, kollegaer, eller personer som har saker under behandling. 

Kommunens brevhode og logo skal ikke brukes i privat korrespondanse.

IKT-utstyr tildelt av Flekkefjord kommune skal benyttes på en måte som ikke utsetter kommunen for unødvendig risiko. Ansatte og folkevalgte skal gjøre seg kjent med og følge de til enhver tid gjeldende regler for IKT-ressurser levert av DDV. Oppdaterte regler og rutiner vil være tilgjengelig i opplæringsportalen til DDV. Alle ansatte får i tillegg IKT-reglementet på sin leseliste i kommunens internkontrollsystem, og ved fullført lesing anses IKT-reglementet som lest og forstått. 

Det er finnes to IKT-reglement, ett for ansatt og ett for folkevalgte i DDV-kommunene, disse finnes her;   

• IKT-reglement for ansatte 
• IKT-reglement for folkevalgte

Det er ingenting i veien for at ansatte kan ta i bruk kunstig intelligens. Man må imidlertid aldri bruke personopplysninger, taushetsbelagt informasjon, gradert informasjon, informasjon unntatt offentlighet, sikkerhetssensitiv informasjon eller immaterialrettslig vernet informasjon som grunnlag i en spørring. Det er utarbeidet egne retningslinjer for bruk av KI; Retningslinjer for bruk av kunstig intelligens. Brudd på retningslinjene ved å bruke kunstig intelligens til å behandle personopplysninger e.l. kan få konsekvenser for den enkelte, samt arbeidsgiver, da dette kan regnes som brudd på taushetsplikten og/eller personopplysningsloven (GDPR). 

Det vises til kommunens økonomi- og finansreglement. Det presiseres at folkevalgte og ansatte ikke kan benytte seg av kommunens innkjøps- og rabattordninger ved personlige innkjøp. 

Kommunen skal være miljøbevisste i sine handlinger.

Retningslinjene evalueres hvert fjerde år, tidlig i valgperioden.