Bystyret ønsker å utvikle den direkte kontakten mellom innbyggerne og de folkevalgte. Enkeltpersoner eller representanter for frivillige organisasjoner kan i et spesielt tilrettelagt bystyremøte en gang pr. år stille spørsmål til ordføreren etter følgende regler:
a) Spørsmålet må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før møtet, senest 5 dager før møtet, møtedagen og lørdagen ikke medregnet. Brukes e-post sendes det til kommunens offisielle e-postadresse post@flekkefjord.kommunen.no.
b) Spørsmål skal besvares før behandlingen av sakene starter og maksimalt settes det av 60 minutter til slike spørsmål inklusiv svar fra ordføreren og innlegg fra bystyrets medlemmer.
c) Spørsmålsstilleren må selv rette spørsmålet til ordføreren, og gis adgang til å grunngi spørsmålet med inntil 5 minutters taletid.
d) Svar på spørsmål og informasjon om eventuell oppfølging av spørsmålet gis muntlig av ordføreren i møtet.
e) En representant fra hvert av partiene i bystyret har anledning til å kommentere spørsmålet med korte innlegg på maksimalt 2 minutter uten anledning til replikker.
f) Spørsmålsstilleren har anledning til å stille ett tilleggsspørsmål til ordføreren.
g) Ungdomsrådet, funksjonshemmedes råd og eldrerådet samt lag og foreninger kan i møte fremsette forslag som leveres skriftlig til ordføreren. Før bystyret tar standpunkt til forslagene skal de være behandlet i eget møte i formannskapet for å sikre en forsvarlig belysning av saken og ivareta hensynet til reglene i forvaltningsloven.
h) Administrasjonen kan etter anmodning fra ordføreren framføre opplysninger, men ikke delta i selve ordskifte.
i) Tidspunktet innarbeides i den faste møteplanen.
Vanlig praksis har vært å holde dette møtet i mars/april.