Slik planlegger du et utearrangement i Flekkefjord

1. FORORD 

Flekkefjord kommune har utearealer som gjør det attraktivt å arrangere ulike utendørsaktiviteter. Kulturbyen Flekkefjord ønsker å tilrettelegge for best mulig gjennomføring av både store og små arrangementer, hvor sikkerhetsaspektet og de gode opplevelsene til sammen resulterer i et godt og sikkert arrangement. Kommunen er opptatt av at de helsemessige forholdene knyttet til arrangementene skal være ivaretatt både for publikum og beboere i tilgrensende områder, og kommunen er opptatt av at dens eiendommer blir forvaltet på en forsvarlig måte.

Rollefordeling

Agder politidistrikt:

Ansvarlig for å behandle søknader om arrangementer, jf. Lov om politiet (politiloven).

Flekkefjord kommune:

• Arrangementskoordinator:

Ansvarlig for samordnet behandling av arrangementssøknader på vegne av kommunen som grunneier, og som ansvarlig for oppfølging av bystyrevedtak, lydreglementet, politivedtektene og alkoholloven (bevillinger). Arrangementskoordinatoren er bindeleddet mellom arrangør og andre i kommunen. 

• Samfunn og teknikk / Drift og Utbygging:

          Forvalter de fleste offentlige utearealer og bygg i Flekkefjord kommune.

           Gir arealtillatelse til å benytte offentlig areal til omsøkt formål under gitte forutsetninger.

• Smaabyen Flekkefjord:

Bistår arrangører med rådgivning om arrangementsplanlegging, profilering og markedsføring av arrangementet.

Eksempler på kommunale arealer som kan benyttes til arrangementer:

•     Fjellparken

•     Fiskebrygga

•     Parkarealer (for eksempel Sundeparken, Øvre Park)

•     Strandarealer (for eksempel Grønnes, Raulibukta, Walhsodden, Trelleviga)

•     Parkeringsarealer (for eksempel Tollbodbrygga, Verven)

•     Kirkegaten

• Elvegaten (ved større arrangementer. Krav om skiltplan ved sperring)
• Idrettsarenaer

•     Velforeningsarealer (for eksempel Vollen)

•     Havnearealer (for eksempel Fiskerihavna)Kommunalt eide grendehus/skolebygg

• Annet.

Hjemler

Hjemlene for arrangementshåndboken ligger i søkeportalen. Søkerne må signere på at disse er lest og forstått før søknaden kan sendes.

• Politiloven § 11, § 26 og § 14 1-2 ledd. 
• Politivedtektene for Flekkefjord kommune. 
• Alkoholloven kap.4. 
• Lov om matproduksjon og mattrygghet mv. (matloven)
• Flekkefjord kommunes lydreglement. 
• Flekkefjord kommunes alkoholpolitiske retningslinjer
  • Mobil: 488 43 483 Mail: arrangementer@flekkefjord.kommune.no 
  • Link: https://www.politiet.no/tjenester/arrangementer/skjema-for-arrangementer/   

2. Generelle regler

1. Søknadsfristen for større og/eller store og gjentakende sommerarrangementer (festivaler, russearrangementer, konserter m.m.) er 1.februar (type B søknad i portalen). Søknader kan også behandles etter tidsfristen.
2. Søknadsfristen for mindre arrangementer er 3 måneder før dato for arrangementet (type A søknad i portalen). Søknader kan også behandles etter tidsfristen.
3. Det er lov å arrangere inntil 10 arrangementer på samme sted i Flekkefjord sentrum med lydnivå ihht lydreglementet. Det er lov å arrangere ytterligere 6 arrangementer på samme sted, med egne lydbegrensninger i hht. lydreglementet.
4. Begrensningen for antall arrangementer gjelder i perioden 1.6. – 31.8, og omfatter ikke arrangementer på dagtid.
5. Flekkefjord kommune kan unntaksvis gi dispensasjon i forhold til angitte bestemmelser pkt. 3 og 4 avhengig av politiets vurderinger.
6. Arrangør har ansvaret for å gjennomføre lydmålinger, og skal dokumentere dette for å sikre seg at man holder seg innenfor bestemmelsene. Dokumentasjonen skal sendes fortløpende og uten unødig forsinkelse til kommunens arrangementskoordinator.
7. Ved overtredelse av lydreglementet legges til grunn samme prinsipp for sanksjoner og avgjørelsesmyndighet som i vedtatt reglement for salgs- og skjenke­bevillinger i Flekkefjord kommune så langt disse passer.
8. Kommunen kan på eget initiativ gjennomføre lydmålinger for å kontrollere at lydreglementet etterleves.
9. Bruk av kommunalt eide arealer og bygg til kommersielle arrangementer som eksempelvis konserter med cover charge og/eller salg av mat og alkohol, faktureres for leie av kommunen. 
   • Leie av Fiskebrygga til kommersielle arrangementer faktureres kr. 5 000 per. arrangement. Prisen reguleres i forbindelse med kommunens årsbudsjett.
   • Fastsetting av leie for parkeringsplasser beregnes utfra 50% av inntektstap fra parkeringsavgift for de aktuelle parkeringsplassene i det avtalte tidsrommet.
   • Leie av andre arealer eller bygg i kommunen fastsettes særskilt. 
   • Minstepris for leie av kommunale arealer eller bygg til arrangementer med cover charge eller til arrangementer med bevilling, er kr. 1 500 per arrangement + dekning av renhold og forbruksmateriell (evt. renhold i egen regi)
   • Lag og foreninger kan søke om å leie kommunale utendørsarealer til ikke-kommersielle arrangementer uten å betale vederlag til kommunen.
10.  Parker, friområder og kommunale idrettsanlegg.
    • Ved bruk av park- og friområder vurderes søknader mot hvorvidt arealet benyttes til andre formål (badesesong, nyplanting, pågående vedlikehold mv.). 
    • Bruk av kommunale idrettsanlegg til konserter og lignende begrenses i all hovedsak av treningstider og terminfestede kamper, samt hvilken type underlag anlegget har.
    • Det gis ikke tillatelse til bruk av friområder til lukkede arrangement (firmafester, bryllup, private tilstelninger, mv.). 

3. Søkeprosess – hvor og hvem

1. Kontakt først arrangementskoordinatoren i Flekkefjord kommune for å finne ut om aktuelt areal/bygg er ledig og for utveksling av informasjon ved spørsmål om leie av utstyr fra kommunen, tilgang til strøm m.m.
2. Ved arrangementer som samler publikum i offentlig rom, og/eller ved skjenking av alkohol - søk politiet om tillatelse. 

2. Søk Flekkefjord kommune om tillatelse til å låne/leie areal/bygg, og eventuelt veganlegg. Kommunen og politiet samordner prosessen.

• Link: https://www.politiet.no/tjenester/arrangementer/skjema-for-arrangementer
• Link: https://www.flekkefjord.kommune.no/skjemabank.520771.no.html

4. Hvis aktuelt med egen servering av mat og alkohol søkes det om bevilling fra kommunen. 

1. Arrangementskoordinatoren i Flekkefjord kan kontaktes på:
   • Mail: arrangementer@flekkefjord.kommune.no
   • Mobil: 488 43 483
      
2. For råd om planlegging og markedsføring av arrangementet:
   • Registrer arrangementet i Smaabyen Flekkefjords arrangementskalender via link: www.smaabyenflekkefjord.no/hva-skjer 
   • SoMe-bistand fra Smaabyen Flekkefjord: jasmine@smaabyen.no
   • Ved behov for rådgivning: frode@smaabyen.no  

4. Spesielle forhold

Vakthold. Arrangør må opplyse i søknaden hvordan vakthold er planlagt organisert ved større arrangementer med bevilling, og eventuelt oppgi hvilket vaktselskap som det er inngått avtale med. Politiet må kontaktes vedrørende dette. 

HMS. Arrangør er ansvarlig for HMS -dokumentasjon. Kommunen er ikke privatrettslig ansvarlig for avvikling av arrangementer i privat regi. Det henvises til politiets søknadsskjema. 

Servering/skjenking. Bevillinger må søkes om særskilt. Søknad sendes til

Flekkefjord kommune. 

• Link: https://www.flekkefjord.kommune.no/bevillinger.504256.no.html

Ved eventuell matservering knyttet til arrangementet, må arrangør sende melding til Mattilsynet. 

• Link: https://skjema.mattilsynet.no/mats

Info – servering av mat. Nyttig informasjon.

• Link: https://www.mattilsynet.no/mat-og-drikke/matservering/mathandtering-hygiene.

Bruk/oppbevaring av gass i forbindelse med arrangement. Bruk/oppbevaring av gass skal

fremkomme i ROS-analysen, og skal meldes inn via ALTINN. Kontakt brannvesenet for befaring.

• Kontakt – mobil: 38 32 81 00

Bålbrenning. Ved bålbrenning (St. Hans og lignende), og fyrverkeri, er det i tillegg til søknad om areal, pålagt å kontakte brannvesenet og politiet. 

• Kontakt-brannvesen – mobil: 38 32 81 00. Kontakt-politiet: post.agder@politiet.no

Høyttalerbruk. Lydreglement/høyttalerbruk for utendørs arrangementer, med tillegg politivedtektene for Flekkefjord kommune. Tilgjengelig i søkeportalen.

Film/TV produksjon. Benytt prosedyre A eller B. avhengig av kompleksitet, og behov for

tilrettelegging fra kommunen side.

Årvisse arrangement kan legges fast inn i Smaabyens aktivitetsplan. Link: https://events-submission.newmindmedia.com/lister

5. ARRANGEMENT- INNDELING I TYPE OG AKTIVITET

Før det søkes til kommunen om tillatelse til et arrangement, er det viktig å definere hvilken type arrangement det søkes tillatelse til. Prosedyrekrav vurderes utfra behov for stenging av trafikkarealer, forventet publikumspotensial, lydnivå, lokasjon, publikumsprofil, alkoholpolitiske retningslinjer etc. 

Alle arrangementer som samler publikum i det offentlige rom må uansett søke politiet. Det er opp til politiet å vurdere hvorvidt et arrangement er stort eller ikke. Og kommunens arrangementskoordinator og politiet vurderer arrangementssøknadene i fellesskap.

De ulike områdene som brukes til aktiviteter/arrangementer har forskjellige kvaliteter og bruksområder. Noen steder benyttes til andre ting enn større arrangementer, så det må tas høyde for riggetid av utstyr og scener når arrangementet planlegges og søknaden utformes. 

Arrangementer deles i to hovedtyper med ulike prosedyrer:

1. Mindre arrangement

Mindre ikke-kommersielle arrangementer som eksempelvis kor/korps, teater/dansegrupper, musikkopptredener av mindre format, og som ikke krever tillatelse fra politiet, som ikke søker skjenke- eller serveringsbevilling, og som ikke krever bistand fra kommunen:

Krav om forenklet søknad. 

Arrangør:

• sender inn forenklet søknad

Flekkefjord kommunes arrangementskoordinator:

• Reserverer arealet.
• Behandler søknaden og gir tilbakemelding til arrangør.

Forenklet søknad skal inneholde beskrivelse av:

• Opplysninger om arrangør, ønskede arealer og type arrangement.

1. Større arrangement og/eller større gjentakende arrangementer. 

Større arrangement som f.eks. krever bistand fra kommunen, som forventer et større publikum, med høytalerbruk, hvor det skal foregå servering, og som krever stenging av veganlegg krever fullstendig søknad B. Organiserte arrangementer som samler folk i offentligheten krever dialog med politiet. Politiet vurderer hvilke sikkerhetstiltak som må iverksettes, og stiller vilkår til arrangøren. 

Arrangør: 

• Ta kontakt med arrangementskoordinator for å få avklart om arealet er ledig. 
• Send inn søknad til politiet.
• Send inn utvidet søknad type B til kommunen. 
• Obligatorisk ved søknad (i søknadsportalen):   

1. Politiet – bekreftelse om dialog med politiet. Tillatelse fra politiet må foreligge før arrangementet kan tillates.
2. Brann/beredskap - bekreftelse på kontakt med beredskap.
3. Andre involverte myndigheter -bekreftelse på tillatelse/innsendt melding.

• Ta kontakt med Smaabyen Flekkefjord – arrangementsrådgivning og markedsføring.  

Flekkefjord kommunes arrangementskoordinator:

• Avklarer om arealet er ledig, og reserverer arealet.
• Behandler søknad om arealleie.
• Behandler eventuell søknad om bevilling.

Ved planer om gjentakende arrangementer kan søknader gjenbrukes gitt at det ikke foretas endringer i planene. Kryss derfor av om det planlegges gjentakende arrangementer. Politi, beredskap, og eventuelt mattilsynet, må kontaktes/søkes til årlig. 

Krav om ROS analyser

• Politiet krever i sin søknadsportal ROS analyse som angår alminnelig ro og orden og befolkningens sikkerhet i og rundt det offentlige rom. En mal for ROS analyse kan lastes ned fra kommunens søkeportal.

Fullstendig søknad til politiet og kommunen – ha følgende opplysninger klart:

• Opplysninger om arrangør og ansvarshavende. Personnummer eller org.nummer.
• Opplysninger om arrangementet. Type underholdning, musikk, type publikum m.m.
• Arealskisse som bl.a. viser sceneplassering, publikumssoner, sanitet, telt, toaletter etc. Kartløsning: https://www.kommunekart.com/.
• Skiltplan / trafikkplan ved eventuell sperring av kommunale og fylkeskommunale veg- og parkeringsanlegg. Kontakt arrangementskoordinator for info.
• Opplysninger om søppelhåndtering og renhold.
• Behov for vann, strøm eller annen kommunal bistand.
• Matservering, alkoholservering, aldersgrenser.
• Metode for festeanordninger/ sikring av byggverk og installasjoner når relevant.
• Spesielle forhold? (Pyro, gass etc.) når relevant.
• Stengningsperiode inkl. opp- og nedrigging. Ved gjentakende arrangementer – oppgi stengingsperiode per. arrangement med klokkeslett. 
• Vedlegg som er obligatoriske i søknadsskjemaet.

For behov for ytterligere info, ta kontakt med arrangementskoordinatoren:
Mail: arrangementer@flekkefjord.kommune.no
Mobil: 488 43 483