Utarbeide privat reguleringsplan

• Oppstartsmøte
• Varsel om igangsetting
• Politisk behandling av oppstart
• Evt. underveismøte/prosessmøte
• Formell innsendelse og kontroll av planforslag
• Administrativ saksbehandling
• Politisk behandling av planforslag (førstegangsbehandling)
• Offentlig ettersyn
• Evt. underveismøte/prosessmøte basert på innspill
• Politisk behandling av planforslaget (annengangsbehandling, evt. ny førstegangsbehandling)
• Kunngjøring av vedtak
• Evt. klage/klagebehandling

Det er et krav i loven (pbl. § 12-8) om at det skal avholdes et oppstartsmøte for alle planinitiativ. Formålet med møtet er blant annet å avklare de viktigste forholdene i planen. Det skal skrives referat fra møtet. Dersom kommunen finner at initiativet ikke bør føre frem kan kommunen beslutte at planarbeidet stoppes. Dette skal avklares senest like etter oppstartsmøte. Beslutningen kan ikke påklages, men forslagstiller kan kreve at spørsmålet legges frem for bystyret for endelig avgjørelse. Forslagstiller kan ikke foreta varsling og kunngjøring av oppstart før kommunen har tatt stilling til spørsmålet og er underrettet.

MEDVIRKNING

Forslagstiller er ansvarlig for at melding om oppstart gjøres i samsvar med plan- og bygningslovens § 12-8. Formålet er å gi anledning for medvirkning og offentlig debatt. Grupper som krever spesiell medvirkning skal sikres mulighet for aktiv medvirkning.

MELDING TIL DIREKTE BERØRTE (BREV)

Forslagstiller sender melding om oppstart til grunneiere, naboer, gjenboere og rettighetshavere. Det samme gjelder offentlige høringsinstanser, lag, foreninger og andre interessegrupper. Brevet skal beskrive hva forslaget innebærer og skrevet for mannen i gata. Brevet skal inneholde et kartutsnitt som viser tydelig hvilket område planarbeidet gjelder. Frist for å komme med innspill er minimum 30 dager, eller 6 uker ved utlegging av planprogram til offentlig ettersyn.

KUNNGJØRING

Kunngjøring skal meldes i Avisen Agder. Annonsen med brev og kartutsnitt skal sendes kommunen slik at denne kan legges ut på kommunens hjemmesider. SOSI-fil for planområdet skal sendes kommunen. Dersom det er krav om planprogram etter reglene i pbl. § 4-1 skal planprogrammet legges ut til offentlig ettersyn senest samtidig med kunngjøringen. 
Dersom det er aktuelt med utbyggingsavtale bør dette varsles samtidig. Arbeidet med utbyggingsavtalen bør foregå parallelt med planarbeidet eller når planen er vedtatt.

Forslagstiller plikter å gjøre seg kjent med relevante overordnende planer, normaler og retningslinjer. Blant annet gjelder dette:

• Nasjonale veiledere
• Gjeldende rikspolitiske forventinger og bestemmelser
• Gjeldende fylkesdelplaner og regionalplaner
• Gjeldende kommune- og kommunedelplaner
• Kommunale retningslinjer
  • Retningslinje for dimensjonering av veier med tilhørende arealer 
  • Normaler for uteområder i Mandal kommune
• Forskrift om konsekvensutredning
• Forskrift om kart, stedfestet informasjon, arealformål og kommunalt planregister
• Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister
• Veileder for ROS-analyse

UTREDNINGER

For å kunne ta stilling til om et forslag til reguleringsplan kan vedtas må saken være tilstrekkelig belyst og utredet. Det må derfor foreligge et grunnlag for å kunne ta denne beslutningen etter forvaltningslovens § 17 om utrednings- og informasjonsplikt, og § 5-1 i plan- og bygningsloven. Forslagstiller må derfor være kjent med gjeldende lovverk, normaler og standarder som er satt. Administrasjonen skal kontrollere at planforslaget er komplett, og planforslaget kan ikke fremmes for politisk behandling før forslaget er godt nok utredet.

HØRINGER OG OFFENTLIG ETTERSYN

Plan- og bygningsloven legger stor vekt på medvirkning i prosessene, hvor man ønsker å få belyst konsekvensene av planen så godt som mulig for berørte parter og myndigheter. I møter med offentlige organer skal administrasjonen delta, og det skal føres referat. Slike referat skal legges inn i saken, og kan inngå som vedlegg i planforslaget. Forslagstiller skal vise hvordan innkomne innspill er vurdert og hensyntatt i planforslaget, og administrasjonen skal i saksform vurdere innspillene ved førstegangsbehandling og annengangsbehandling.

PLANKART

Digital fremstilling av reguleringsplan er hjemlet i kart- og planforskriften. Det digitale plankartet skal være i henhold til SOSI-standarden på gjeldende versjon, og følge Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister. SOSI-fil for omrisset av planområdet skal sendes kommunen ved oppstart av planarbeid. SOSI-fil for planforslaget skal sendes inn til kommunen sammen med den formelle overleveringen av planforslaget sammen med SOSI-kontroll. Kommunen har utarbeidet en egen sjekkliste for digitale data som skal fylles ut og leveres med planforslaget. 

Plandata og basiskart bestilles fra Infoland gjennom kommunens hjemmesider. 
Presentasjon av plankart på PDF skal være i målestokk 1:1000, og formatet må være standardisert (A4, A3, A2, A1, A0). For områdereguleringer eller større infrastrukturplaner kan presentasjon av plankartet leveres i annen målestokk etter avtale.

REGULERINGSBESTEMMELSER

Mandal kommune har utarbeidet en mal for reguleringsbestemmelser som skal følges opp hva gjelder oppsett, format og layout. Det er særlig viktig at bestemmelsene er i samsvar med plankartet og planbeskrivelsen.

PLANBESKRIVELSE

Mandal kommune har utarbeidet en mal for planbeskrivelse som skal benyttes. Malen er basert på sjekklisten som finnes på i veiledningsmateriellet på regjeringens internettsider. Planbeskrivelsen skal blant annet inneholde vurderinger på dagens situasjon (for eksempel stedsanalyser), hovedgrep og relevante utredninger som er gjennomført i arbeidet og virkningene av denne. Tegninger og illustrasjoner som gjør planen lettere å forstå bør innarbeides i planbeskrivelsen.

HVORDAN

Ved formell innsending av planforslag skal dette sendes til post@flekkefjord.kommune.no. Kopi kan sendes saksbehandler. Det skal listes opp i e-posten hvilke dokumenter som følger vedlagt. Merk e-post med PlanID og plannavn. Alle PDF-dokumenter skal være riktig orientert (snudd riktig vei i forhold til teksten).

Reguleringsplaner skal alltid leveres digitalt, og i henhold til gjeldende retningslinjer, forskrifter og lover.

HVA

BEHANDLING FRAM TIL OFFENTLIG ETTERSYN OG VEDTAK AV PLAN

Når planforslaget er komplett og formelt korrekt vil kommunen starte sin saksbehandling. Det bør være kontakt mellom saksbehandler og forslagstiller slik at mindre endringer og justeringer det er enighet om kan innarbeides i forslaget. Administrasjonens innstilling er klar og sendes ut i god tid før planutvalgets møte slik at forslagstiller kan gjøre seg kjent med dette. Møtet er åpent og det er anledning til å være tilhører under møtet. I de fleste plansaker vil det på møtedato også være befaring på stedet slik at forslagstiller kan presentere prosjektet og eventuelt kommentere innstillingen som foreligger. 

Mulige utfall ved behandlingen av saken kan være:

• saken sendes tilbake til forslagstiller med krav om ytterligere utredninger og/eller endringer i planforslaget. Saksbehandler tar da kontakt med forslagstiller for å avtale og avklare arbeidet fremover.
• utvalget kan avvise/stoppe planforslaget.
• utvalget vedtar å legge ut forslaget til offentlig ettersyn – eventuelt på vilkår. Saksbehandler tar da kontakt med forslagstiller for å avtale arbeidet fremover.

Dersom et forslag vedtas å legges ut til offentlig ettersyn med vilkår, er det kun disse vilkårene som skal rettes opp i forslaget, og de må endres. Forslagsstiller er ansvarlig for denne rettingen. Saksbehandler har ansvaret for å sørge for at planforslaget blir utlagt offentlig ettersyn og ekspedert til høringsinstansene. Kommunen overtar planen når den blir lagt ut til offentlig ettersyn. Dersom det skal avholdes informasjonsmøte i høringsperioden bør dette inngå i annonsen, og det forventes at forslagstiller møter.

Etter høringsfristen samles innspillene og kommunen sender disse til forslagstiller som får mulighet til å kommentere dem. Innspillene kan gi grunnlag for endring i planmaterialet. Dersom en finner at innspillene gir grunnlag for å endre hovedmomentene i planen på en slik måte at de er til ugunst for en part, må en ny politisk behandling og høringsrunde til. Dersom endringene er av en mindre art, kan administrasjonen fremme saken videre til bystyret for sluttbehandling. 

Saksbehandler er ansvarlig for å kunngjøre vedtaket i bystyret om vedtatt plan. Det er klagerett på bystyrets vedtak av reguleringsplan.